Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: Appload Solutions S.L., Calle Bethencourt Alfonso 33, 7º, 38002 Santa Cruz de Tenerife (S/C Tenerife), España, CIF B76813195.

Bei allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte erreichst du uns jederzeit unter contact@meetfy.ai.

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das nötig ist, um dir unsere Website, dein Konto und die App bereitzustellen, sie vor Missbrauch zu schützen und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Wir verkaufen deine Daten nicht.

Je nach Zweck stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die einzelnen Verarbeitungen nennen wir in den folgenden Abschnitten.

3. Besuch unserer Website

Server-Logfiles: Wenn du unsere Website besuchst, speichert unser Server automatisch technische Daten wie deine IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, den HTTP-Statuscode sowie deinen Browser und dein Betriebssystem (User-Agent). Wir nutzen diese Daten, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu analysieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, sie werden zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt.

Session-Cookie: Wir verwenden ein einziges technisch notwendiges Session-Cookie. Darin werden unter anderem deine gewählte Sprache und ein Sicherheitstoken gespeichert, das unsere Formulare vor gefälschten Anfragen (CSRF) und übermäßiger Nutzung schützt. Das Cookie wird gelöscht, wenn du deinen Browser schließt. Weil es für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich ist, ist keine Einwilligung nötig (Art. 22 Abs. 2 LSSI-CE, § 25 Abs. 2 TDDDG) und wir zeigen kein Cookie-Banner.

Local Storage: Wenn du zwischen hellem und dunklem Design wechselst, wird deine Wahl im lokalen Speicher deines Browsers gespeichert („meetfy-theme“). Diese Information bleibt auf deinem Gerät und wird nicht an uns übertragen.

Product-Hunt-Badge: In unserem Footer zeigen wir ein Badge der Plattform Product Hunt. Das Bild wird direkt von den Servern von Product Hunt (USA) geladen. Dabei werden deine IP-Adresse und technische Browserinformationen an Product Hunt übertragen. Wir nutzen das Badge, um unser Produkt auf dieser Plattform zu präsentieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Product Hunt.

4. Hilfezentrum

Wenn du im Hilfezentrum einen Artikel liest oder bewertest, ob ein Artikel hilfreich war, speichern wir den Artikel, das Datum, deine Bewertung und – falls du einen angibst – den Grund für eine negative Bewertung. Statt deiner IP-Adresse speichern wir nur einen SHA-256-Hashwert, der aus deiner IP-Adresse und deiner Browserkennung (User-Agent) berechnet wird. Wir nutzen diese Daten für Besuchs- und Bewertungsstatistiken, um unsere Artikel zu verbessern und Mehrfachbewertungen zu verhindern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Schutz vor Missbrauch

Um unsere Formulare (Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Passwort-Wiederherstellung) vor automatisierten Angriffen und Missbrauch zu schützen, begrenzen wir die Anzahl der Anfragen. Dafür speichern wir einen SHA-256-Hashwert aus der aufgerufenen Aktion und deiner IP-Adresse zusammen mit einem Zähler und dem Beginn des Zeitfensters. Deine IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Zusätzlich wird die Anzahl deiner Anfragen in deiner Session gezählt. Die Einträge werden nach Ablauf des Zeitfensters (in der Regel nach einer Stunde) automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Dienste und am Schutz unserer Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Beta-Registrierung

Wenn du dich für unser Beta-Programm anmeldest, verarbeiten wir deinen Namen und die E-Mail-Adresse, die du für den Google Play Store nutzt. Wir verwenden diese Daten, um dir über Google Play Zugang zum Betatest zu geben und dich zur Beta zu kontaktieren. Dafür wird deine E-Mail-Adresse in die Testerliste der Google Play Console eingetragen. Nach deiner Anmeldung erhalten wir eine interne Benachrichtigungs-E-Mail.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Daten für die Dauer des Beta-Programms oder bis du uns um Löschung bittest.

7. Konto-Registrierung

Wenn du ein Konto anlegst, verarbeiten wir deinen Vornamen, deine E-Mail-Adresse, dein Passwort, deine Sprache und deine Wahl zum Newsletter sowie interne Kontokennungen.

Wir nutzen diese Daten, um dein Konto anzulegen und zu verwalten und dir den Dienst zu erbringen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Daten, solange dein Konto besteht. Nach der Löschung des Kontos werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. E-Mail-Bestätigung, Passwort-Wiederherstellung und Sicherheitshinweise

Nach der Registrierung schicken wir dir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adresse dir gehört (Double-Opt-In). Der Link enthält ein zufälliges Token, das 24 Stunden gültig ist. Wenn du ein neues Passwort anforderst, schicken wir dir einen Link, der 60 Minuten gültig ist. Zum Schutz deines Postfachs senden wir diese E-Mails höchstens alle 15 Minuten an dieselbe Adresse.

Nachdem dein Passwort geändert wurde, informieren wir dich per E-Mail, damit du schnell reagieren kannst, falls du es nicht warst.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit deines Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Token wird gelöscht, sobald es verwendet oder durch ein neues ersetzt wurde.

9. Zustellbarkeit von E-Mails (Bounce- und Beschwerdelisten)

Wenn eine E-Mail an deine Adresse dauerhaft nicht zugestellt werden kann (Hard Bounce), wiederholt vorübergehend nicht zugestellt werden kann (Soft Bounce) oder wenn du eine unserer E-Mails als Spam markierst (Beschwerde), speichern wir deine E-Mail-Adresse, den Grund und den Zeitpunkt auf einer Sperrliste. Vor jedem Versand prüfen wir diese Liste und senden an gesperrte Adressen keine weiteren E-Mails.

Das schützt dein Postfach vor unerwünschten E-Mails und sichert die Zustellbarkeit unserer E-Mails. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir speichern die Einträge, solange das nötig ist, um weitere Sendungen an die betroffene Adresse zu verhindern. Wenn du wieder E-Mails von uns bekommen möchtest, melde dich einfach bei uns.

10. Newsletter

Wenn du bei der Registrierung das Newsletter-Kästchen anhakst, schicken wir dir Neuigkeiten zu Meetfy.ai per E-Mail. Deine Einwilligung wird erst wirksam, wenn du deine E-Mail-Adresse bestätigt hast.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel über den Link in jedem Newsletter oder per E-Mail an contact@meetfy.ai. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

11. Zustimmungsprotokoll

Damit wir nachweisen können, dass du unsere AGB akzeptiert, diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und gegebenenfalls in den Newsletter eingewilligt hast, protokollieren wir: deine Nutzer-ID, die Art der Zustimmung, die Aktion (akzeptiert, zur Kenntnis genommen, widerrufen), die Version des Dokuments, die Sprache, die Quelle (z. B. Web-Registrierung), den Zeitpunkt, deine Browserkennung (User-Agent) und einen SHA-256-Hashwert aus deiner IP-Adresse und deinem User-Agent.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht für Einwilligungen) sowie unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir bewahren diese Protokolle auch nach der Löschung deines Kontos auf, solange Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen).

12. Nutzung der Meetfy.ai-App

Wenn du die App nutzt, verarbeiten wir die Inhalte, die du erstellst, insbesondere:

Live-Coaching: Der Ton deines Gesprächs wird live an den KI-Coach übertragen, um in Echtzeit Tipps zu erzeugen.
Aufnahmen: den Ton der Meetings, die du aufnimmst.
Captures: die Fotos, die du von Whiteboards, Folien oder Dokumenten machst.
Meeting-Vorbereitung: deine Notizen zu Teilnehmenden, Zielen, Themen, Checklisten und erwarteten Einwänden.
Zusammenfassungen: die nach einer Coaching-Sitzung erstellten Rückblicke einschließlich erhaltener Tipps und deiner Notizen.
Transkriptionen: der aus deinen Aufnahmen erzeugte Text (Sprache-zu-Text).
Analysen: die Ergebnisse von Bildanalysen und Meeting-Analysen.
Nutzungsdaten: z. B. verbrauchte Credits für Live-Coaching, Bildanalyse, Meeting-Analyse und Transkription sowie dein Credit-Guthaben.

12.1 KI-Dienstleister und Daten Dritter

Um Tipps, Analysen und Zusammenfassungen zu erzeugen, setzen wir KI-Dienstleister ein, die die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen als Auftragsverarbeiter verarbeiten (Art. 28 DSGVO). Sie sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zu angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen verpflichtet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Inhalte ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Deine Inhalte werden in deinem Konto gespeichert, bis du sie löschst oder dein Konto gelöscht wird.

Gespräche, Aufnahmen und Fotos können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten (z. B. Gesprächsteilnehmer). Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage des berechtigten Interesses an der Erbringung des von dir angeforderten Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du bist verpflichtet, diese Personen vor einer Aufnahme oder einem Coaching zu informieren und – wo gesetzlich erforderlich – ihre Einwilligung einzuholen (siehe unsere AGB).

13. Käufe von Credits

Käufe in der App: Wenn du Credits in der App kaufst, wird die Zahlung von Apple (App Store) bzw. Google (Google Play) als eigenständige Verantwortliche abgewickelt; deine Zahlungsdaten erhalten wir nicht. Wir erhalten nur die für die Abwicklung nötigen Informationen, etwa das gekaufte Produkt, den Zeitpunkt und eine Transaktions-ID. Für die Verarbeitung durch die Stores gelten die Datenschutzerklärungen von Apple und Google.

Käufe im Dashboard: Wenn du Credits im Dashboard unter account.meetfy.ai kaufst, wickelt der Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., Irland („Stripe“) die Zahlung ab. Stripe verarbeitet die von dir eingegebenen Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder andere Zahlungsmitteldaten, Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse), um die Zahlung durchzuführen und Betrug zu verhindern. Deine vollständigen Kartendaten erhalten wir nicht; wir erhalten Transaktionsdaten wie das gekaufte Produkt, den Betrag, den Zeitpunkt, eine Transaktions-ID und den Zahlungsstatus. Für die Verarbeitung durch Stripe gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; solche Übermittlungen stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (siehe Abschnitt 16.1).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Kaufvertrags) und für die Aufbewahrung von Buchungsbelegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Steuer- und handelsrechtlich relevante Daten bewahren wir für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf.

14. E-Mail-Versanddienstleister

Für den Versand von E-Mails (z. B. Bestätigungs- und Passwort-E-Mails) setzen wir spezialisierte Dienstleister ein. Sie verarbeiten deine E-Mail-Adresse, deinen Vornamen und den Inhalt der E-Mail ausschließlich in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und können Zustellinformationen (z. B. Bounces und Beschwerden) erhalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

15. Hosting

Unsere Website, unsere Datenbanken und unser Backend werden in Rechenzentren in Madrid und Frankfurt am Main betrieben. Der Hosting-Anbieter verarbeitet Daten ausschließlich in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

16. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer

Wir geben deine Daten nur weiter, wenn das für die oben beschriebenen Zwecke nötig ist, insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern:

Hosting-Anbieter, E-Mail-Versanddienstleister und KI-Dienstleister als Auftragsverarbeiter;
Apple und Google für Käufe und den Betatest;
den Zahlungsdienstleister Stripe für Käufe im Dashboard (siehe Abschnitt 13);
Product Hunt beim Laden des Badges (siehe Abschnitt 3);
Behörden, Gerichte und zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Berater, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen nötig ist.

16.1 Übermittlungen in Drittländer

Einige Dienstleister können ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums haben oder von dort auf Daten zugreifen. In diesem Fall erfolgt die Übermittlung nur, wenn die Europäische Kommission für das betreffende Land einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (zum Beispiel das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen) oder geeignete Garantien bestehen, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie dieser Garantien kannst du bei uns unter contact@meetfy.ai anfordern.

17. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Die konkreten Fristen findest du in den jeweiligen Abschnitten. Zusammengefasst:

Kontodaten und App-Inhalte: solange dein Konto besteht;
Bestätigungstoken: 24 Stunden, Token zur Passwort-Wiederherstellung: 60 Minuten oder bis zur Verwendung;
Einträge zur Anfragebegrenzung: bis zum Ablauf des Zeitfensters (in der Regel eine Stunde);
Einträge auf der Sperrliste: solange nötig, um weitere Sendungen zu verhindern;
Zustimmungsprotokolle: bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen;
Buchungsbelege (Käufe in der App und im Dashboard): für die gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

18. Deine Rechte

Dir stehen in Bezug auf deine personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO);
Recht, deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

18.1 Ausübung deiner Rechte und Beschwerden

Um deine Rechte auszuüben, schreib uns einfach an contact@meetfy.ai. Die Löschung deiner Daten kannst du hier anfordern: Datenlöschung anfordern.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Spanien ist das die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es. Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde in dem Land wenden, in dem du deinen gewöhnlichen Aufenthalt hast.

19. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten zu schützen, insbesondere TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen zu unserer Website, das Hashen von IP-Adressen für Statistiken und Missbrauchsschutz sowie restriktive Zugriffsrechte.

20. Minderjährige

Unser Dienst richtet sich ausschließlich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen. Wenn du feststellst, dass uns eine minderjährige Person personenbezogene Daten übermittelt hat, melde dich bitte unter contact@meetfy.ai, damit wir die Daten löschen können.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Die aktuelle Version findest du immer auf unserer Website. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich per E-Mail oder in der App.